Effektivisering og optimering er i dag populære punkter på mange virksomheders dagsorden. Ikke to forretninger er ens, hvorfor der kan være mange forskelligartede områder og faktorer som ønskes forbedres.

Administration som et effektiviseringsled

Fælles for mange virksomheder er, at de med tiden opbygger en administrativ funktion som varetager mange understøttende og forretningskristiske opgaver. Dokumenter og arkiver udgør vigtige dele af mange virksomheders foretagende. De er med til at understøtte salgsarbejdet, HR afdelingen, økonomi og revision afdelingen med videre.

Dog bliver mange administrative funktioner belastet i takt med at mængden af dokumenter stiger. Er jeres administrative arbejdsprocesser manuelt anlagte, kan de hurtigt gå hen og blive tunge i form af resurse- og tidsforbruget. Resurse- og tidskrævende processer kan ligeledes gå udover jeres bundlinje, hvis den øgede mængde af dokumenter medvirker til større belastninger.

Optimeringspunkter rundt omkring

Når det kommer til optimeringer af den administrative funktion, findes der mange områder, hvor I kan optimere. Det handler her om at tage afsæt i jeres nuværende situation og aktuelle behov. For ikke to virksomheder er ens, hvorfor det ikke altid giver mening at generalisere løsninger.

Det kan her anbefales, at I undersøger nogle eller alle følgende punkter:

• Jeres arkivering (fysisk plads, programmer og lign.)
• Kopi- og printermiljø
• Dokumenthåndtering (tiden brugt og hvordan det foregår)
• Andre administrative opgaver så som opkald håndtering mv.

Ovenstående er nogle af de mest gængse eksempler indenfor administrative opgaver og områder, hvor der typisk forekommer udfordringer i forhold til tids- og resursekrævende processer.

Hvorfor optimere kopi- og printmiljøet?

Når det kommer til optimeringspunkter, er kopi og printermiljøet oftest nogle af de mest oversete poster. Dette kan hovedsageligt skyldes at printere og kopimaskiner oftest er indirekte funktioner, som understøtter forretningen.

I modsætning til de mere direkte processer, kan de være noget mere udfordrende at redegøre for deres påvirkning. For eksempel kan det være meget udfordrende at argumentere for, hvad en vilkårlig printer løsning vil gøre for en virksomhed.

Mål hvor I kan

Det er nemlig ikke helt lige til altid at måle optimeringens effekt i forhold til effektivitet og forbrug. Når det så er sagt, er det ikke ensbetydende med, at det er umuligt måle påvirkningen. I kan for eksempel måle optimeringer i form af sammenlagt brugt tid før og nu, herunder også kigge på el og penge forbruget af de pågældende løsninger.

Et eksempel her kan være at erstatte jeres nuværende printer med en inkjet printer fra Epson. I kan her måle hvilken påvirkning Epsons banebrydende varmeteknologi har i forhold til forbrug, herunder i forhold til jeres gamle løsning. Det kan her anbefales, at I undersøger jeres administrative funktion, således at I kan optimere lige netop de punkter, som er mest aktuelle og relevante for jeres virksomhed.