At skifte lokaler kan føles som en frisk start – men det kræver omhyggelig planlægning. For virksomheder er det ikke kun et spørgsmål om at flytte inventar, men også om at sikre forretningsmæssig kontinuitet, medarbejdertrivsel og optimal udnyttelse af det nye rum. Derfor er det vigtigt at gøre sig overvejelser både før, under og efter flytningen – her får du fire centrale trin til en succesfuld proces.

1. Fastlæg jeres behov – og tal om forventninger

Start med at definere, hvorfor I ønsker nye lokaler. Er det mangel på plads, behov for højere synlighed, ønsker om bæredygtighed eller en rebranding? At have klare mål hjælper med at afgrænse både beliggenhed, størrelse og faciliteter.

Tag medarbejderne med i processen: Hvad fungerer godt i dag, og hvad savner de? Skal der være fokus på samarbejdszoner, breakout-rum eller god internetinfrastruktur? Når forventningerne er klare fra start, undgår I overraskelser og frustration.

2. Tjek juridiske og økonomiske rammer

Lejekontrakter kan være udfordrende – især i erhvervslokaler. Vær opmærksom på:

• Opsigelsesvarsler og bindingstid
• Hvad der er inkluderet i husleje og fællesomkostninger
• Krav til vedligeholdelse, ombygning og sikkerhed
• Aftaler om parkering, adgang og eventuel skiltning

Har I brug for juridisk sparring, kan en erhvervsadvokat hjælpe med at gennemse kontrakten – og sikre, at risiko og ansvar er placeret korrekt.

3. Planlæg logistik og indflytning

Flytningen kræver koordinering. Overvej:

• Hvornår flytter I? Skal det ske over en weekend, eller i etaper?
• Hvem pakker, hvem transporterer, og hvem modtager leverancer?
• Sker der IT-opkobling, møbelmontering, rengøring og tilpasning?
• Skal der bestilles adgangskort, nøgler, alarm og internet?

Udpeg en ansvarlig: en flyttekoordinator, som har overblik og kan træffe beslutninger, så processen glider uden bagkant.

4. Skab trivsel og kultur fra dag ét

De nye rammer skaber forventning – og usikkerhed. En god måde at imødegå det på er at invitere til rundvisning før flyt: Lad medarbejdere stille spørgsmål og komme med input til indretning og fællesområder.

På selve dagen kan I planlægge velkomsthjørner, let forplejning og en fælles indsats for at dekorere og sætte præg. Det styrker fællesskabet, øger ejerskabet – og gør, at stemningen starter positivt og engageret.

Tid til at tage næste skridt?

At flytte i nye virksomhedslokaler er et stort projekt – men med struktur, kommunikation og de rette samarbejdspartnere kan det samtidig blive en investering i virksomhedens fremtid. Uanset om I sammenlægger afdelinger, skifter by eller udvider med nye funktioner, handler det om at skabe rammer, der understøtter jeres værdier, arbejdsgange og ambitioner.

Er I klar til at flytte? Få en snak med de rette fagfolk – det kan både gavne bundlinjen og det interne arbejdsmiljø. Den gode flytning starter med et solidt fundament.