For mange virksomheder udgør sociale og faglige arrangementer en vigtig del af deres forretning. Der kan være adskillige årsager til dette, hvilket afhænger af hvilken type arrangement der er tale om. Eksempelvis er mange virksomheder og brancheorganisationer som afholder branchespecifikke konferencer og messer.

Ikke en ligetil sag

At afholde konferencer kan komme som en natur del af en brancheleder brandstrategi og lignende, men der kan være et hav af forskellige faldgruber associeret. Afhængigt af branchen, konferencen, organisationen og markedsføringen af begivenheden, kan der være tale om konferencer med flere tusinde deltagere.

Konferenceplanlægning og afholdelse minder på mange områder om eventplanlægning og management. Der kan nemlig være oceaner af faktorer og ting, som du skal have styr på og have et overblik over. I mange tilfælde afhænger omfanget af disse af konferencens type og størrelse.

For eksempel, kan det være at din planlagte konference skal tiltrække en masse deltagere fra udlandet, hvilket kan give anledning til krav om kost og logi, hvis du skal skaffe nok deltagere. For mange konferencer verden over er antallet af deltagere en forretningskritisk faktor.

Hver en krone tæller

Det er nemlig langt fra alle konferencer som bliver afholdt gratis. Der kan her være betydelige omkostninger tilknyttet afholdelsen, hvilket kan gøre det nødvendigt at gøre konference til en ’betalt’ konference. Med dette menes der, at deltagerne skal betale en monetær pris for at kunne få lov til at deltage på arrangementet.

For at konferencen ikke skal blive til en byrde er det vigtigt, at du skaffer nok deltagere til at dække udgifterne, men også at du holder budgettet og kvaliteten af konferencen. Særligt er indholdet og kvaliteten af dette en vigtig faktor for deltagerne. Dette påvirker nemlig ikke alene tiltrækningen og interessen af din konference, men særligt også bedømmelsen af konferencen efterfølgende.

Få hjælp af en professionel

Der kan således være oceaner af ting, som du skal holde styr på og sikre kvaliteten af, hvis din konference skal blive til en succes. Som nybegynder til konferenceplanlægning og afholdelse er risikoerne store for at lave fejl – fejl som kan koste dit omdømme og økonomi dyrt. Det kan derfor være meget gavnligt at hente hjælp fra en professionel konference arrangør.

Ved at få hjælp af professionel konferencearrangør kan du overlade alle de mange tunge detaljer over til arrangør, og i stedet fokusere på mere værdiskabende aktiviteter som markedsføringen af din konference.

Det kan særligt være en stor hjælp, hvis du skal afholde konferencer i udlandet, hvor du ikke nødvendigvis kender til de lokale forhold. Ligeledes kan det være smart for en udenlandsk virksomhed at hente hjælp fra konferencearrangør som f.eks. Copenhagen Event Company (CEC) til deres konference afholdelse i Danmark. De tilbyder alt samlet i et som professional conference organizer løsning.