Der er et møde, de fleste foreninger aldrig holder, og som afgør, om sponsoratet fornys. Det er mødet, hvor klubben fortæller sponsoren, hvad den fik. Ikke hvad klubben fik, det ved sponsoren godt, den betalte jo. Hvad sponsoren fik. Hvor mange så logoet? Hvor hang det? Hvad sagde folk? Blev det nævnt?

I erhvervslivet hedder det en rapport, og ingen virksomhed køber markedsføring uden at få en. Foreningerne sælger markedsføring, ofte for betydelige beløb, og leverer typisk en faktura og en tak til julefrokosten. Det er ikke dårlig vilje. Det er, at ingen har tænkt på, at sponsoren også er en kunde. Her er, hvordan man laver sponsorrapporten, i en version, en frivillig kan lave på en eftermiddag.

Hvad sponsoren vil vide

Sponsoren vil vide tre ting. Hvor var jeg synlig? Hvor mange så det? Og hvad skete der, som jeg kan fortælle videre? Det sidste er vigtigere, end det lyder. Den lokale virksomhedsejer vil gerne have en historie at fortælle sine kunder, sine medarbejdere og sin ægtefælle om, hvorfor pengene gik til håndboldklubben. En rapport, der giver ham den historie, har gjort sit arbejde.

Det betyder, at rapporten ikke skal være et regneark. Den skal være to sider med billeder, et par tal og en kort tekst, der fortæller, hvad sponsoratet var en del af. Stævnet med fire hundrede deltagere, hvor logoet hang ved indgangen. Ungdomsholdet, der spillede i trøjerne med logoet, og som vandt rækken. Skærmen i hallen, hvor logoet blev vist i rotation hver eneste træningsaften hele sæsonen.

Tallene, der er til at finde

Her stopper mange klubber, fordi de ikke tror, de har tal. Det har de. Antal medlemmer. Antal træningsaftener om ugen. Antal tilskuere til hjemmekampe, cirka. Antal deltagere til stævnet. Antal følgere på klubbens Facebook, og hvor mange der så opslaget med sponsorens navn. Ingen af tallene er præcise, og det er ligegyldigt. Sponsoren vil vide, om det er hundrede eller tusind mennesker, ikke om det er 1.043.

Det digitale giver mere præcise tal, og det er der, klubber med en skærm i hallen har en fordel. Skærmen viser sponsorens slide et bestemt antal gange om dagen i en bestemt periode, og det kan dokumenteres: så mange visninger, i så mange uger, for så mange forbipasserende. Det er et tal, bandereklamen aldrig kunne levere, og det er et tal, der gør det lettere at tale om prissætning af sponsorpladser, når aftalen skal fornys, fordi begge parter nu ved, hvad de taler om.

Billederne, der er mere værd end tallene

Et billede af sponsorens logo i hallen, med mennesker foran, er det mest effektive element i hele rapporten. Det viser, at det skete. Det kan sendes til sponsorens egen markedsføring. Og det kan hænges op på kontoret.

Tag billederne hele sæsonen, ikke i ugen før rapporten. Logoet på trøjerne til en kamp. Logoet på skærmen, mens der står folk i cafeteriet. Banneret ved stævnet med kø foran. Fem gode billeder fra sæsonen er nok, og de tager to minutter hver at tage, hvis nogen husker det. Så sæt det i kalenderen: “Tag et sponsorbillede” som fast punkt ved hvert større arrangement.

Rapporten som salgsværktøj

Når rapporten er lavet, er den mere end en tak. Den er et salgsværktøj. Den viser den næste sponsor, hvad den kan forvente, og den viser bestyrelsen, hvad sponsoraterne faktisk er værd. Mange klubber opdager, når de laver den første rapport, at de har solgt synlighed for langt under, hvad den er værd, fordi de aldrig har gjort op, hvor mange der ser den.

Det er også her, rapporten bliver nyttig internt. Når bestyrelsen skal beslutte, om klubben skal investere i bedre sponsorvisning, flere bannere, en skærm eller en ny sponsorpakke, er det tal fra rapporten, der skal bære beslutningen. Et beslutningsoplæg til bestyrelsen om netop den slags investering står stærkere, hvis det kan pege på, hvad sponsorerne har fået det seneste år, og hvad de ville få, hvis klubben gjorde det bedre. Rapporten er med andre ord ikke kun til sponsoren. Den er klubbens egen dokumentation for, at sponsorarbejdet er en forretning, ikke en tjeneste.

Den årlige rytme

Gør rapporten til en vane. Én gang om året, typisk i april efter sæsonen, samles billeder og tal, der sættes to sider op pr. sponsor, og de sendes med en mail og et tilbud om et kort møde. Det tager en eftermiddag for alle sponsorer tilsammen, hvis billederne er taget undervejs.

Og så det, der sker bagefter. Sponsoren, der får en rapport, fornyr. Ikke fordi tallene var imponerende, men fordi klubben tog ham alvorligt. I en verden af foreninger, der sender en faktura og en tak, er den klub, der sender en rapport, den, man gerne vil støtte igen. Det er ikke markedsføring. Det er høflighed, og den betaler sig.